Kısaca: Web sitesi brief'i; sitenin amacını, hedef kitlesini, sayfa yapısını, içerik ve işlev ihtiyaçlarını, teknik beklentileri ve takvimi tek belgede toplayan kısa bir proje tanımıdır. İyi bir brief, farklı ajanslardan karşılaştırılabilir teklif almanızı sağlar ve projede sonradan çıkan kapsam tartışmalarını azaltır. Birkaç sayfalık sade bir belge çoğu proje için yeterlidir.
Web sitesi brief'i, sitenizi yapacak ekibe “ne istediğinizi ve neden istediğinizi” anlatan kısa bir proje belgesidir. İçinde sitenin amacı, hedef kitle, sayfa yapısı, içerik sorumluluğu, gereken işlevler, teknik beklentiler, takvim ve karar vericiler yer alır. Web sitesi brief'i nasıl hazırlanır sorusunun özü şudur: her başlıkta somut ve ölçülebilir cevaplar verin, “modern ve şık bir site” gibi yoruma açık ifadeleri örneklerle destekleyin.
Brief hazırlamak ilk bakışta ek bir iş gibi görünür; ancak birden fazla ajanstan teklif alırken tekliflerin karşılaştırılabilir olmasını sağlayan, proje sırasında “bu kapsamda mıydı?” tartışmasını azaltan şey odur. Ajans mı freelancer mı kararını henüz vermediyseniz freelancer mı ajans mı yazımız da size yardımcı olabilir.
Web sitesi brief'i neden hazırlanmalı?
Brief olmadan alınan teklifler genellikle farklı varsayımlara dayanır: bir ajans beş sayfalık bir tanıtım sitesi düşünürken diğeri blog, çok dil ve yönetim paneli dahil bir kapsam hesaplar. Sonuçta fiyatlar arasında büyük farklar görürsünüz ama neyi karşılaştırdığınızı bilemezsiniz. İyi bir brief şu faydaları sağlar:
- Karşılaştırılabilir teklif: Tüm ajanslar aynı ihtiyaç listesine cevap verir.
- Gerçekçi takvim: Süreyi belirleyen etkenler baştan bilinir. Bu konuda web sitesi kaç günde yapılır yazımız ayrıntılı bilgi veriyor.
- Daha az revizyon: Beklentiler yazılı olduğunda tasarım turları kısalır.
- İç uyum: Şirket içinde farklı bölümlerin beklentileri proje başlamadan netleşir.
Brief'te bulunması gereken 10 başlık
1. Şirket ve proje özeti
Ne iş yaptığınızı, hangi bölgede ya da pazarda faaliyet gösterdiğinizi ve bu projeye neden şimdi ihtiyaç duyduğunuzu iki üç paragrafla anlatın. “Yeni şubemizi açıyoruz”, “ihracata başlıyoruz” ya da “mevcut site mobilde kullanılamıyor” gibi tetikleyiciler ajansın önceliklerinizi anlamasını sağlar.
2. Ölçülebilir hedefler
Sitenin başarısını neye bakarak değerlendireceksiniz? Teklif formu doldurulması, telefonla arama, WhatsApp mesajı, online satış, randevu ya da bayi başvurusu gibi bir iki ana hedef seçin. Hedef netse sayfa yapısı ve çağrı butonları da ona göre kurulur.
3. Hedef kitle
Siteyi kimler ziyaret edecek, hangi soruların cevabını arayacak? Bireysel müşteri mi, satın alma müdürü mü, yabancı ziyaretçi mi? Her grup için “siteye geldiğinde ilk neyi görmek ister?” sorusunu cevaplayın.
4. Sayfa listesi (site haritası taslağı)
Ana sayfa, hakkımızda, hizmetler (her hizmet için ayrı sayfa olacak mı?), ürünler, referanslar, blog, iletişim gibi sayfaları listeleyin. Kesin olmayanları “isteğe bağlı” olarak işaretleyin. Sayfa sayısı, maliyeti ve süreyi doğrudan etkileyen başlıca kalemdir.
5. İçerik sorumluluğu
Metinleri kim yazacak, fotoğraflar mevcut mu, çekim gerekiyor mu, ürün verileri hangi formatta? Projelerde en sık gecikme nedeni teknik işler değil, içeriklerin zamanında hazır olmamasıdır.
6. Gerekli işlevler
İletişim formu, teklif formu, online randevu, ürün kataloğu, çok dil, üyelik, online ödeme, canlı destek, harita, blog yönetimi gibi ihtiyaçları “olmazsa olmaz” ve “ileride olabilir” diye ikiye ayırın.
7. Tasarım beklentileri
Beğendiğiniz ve beğenmediğiniz üç beş site örneği verin, nedenini bir cümleyle yazın. Mevcut logo, renk, yazı tipi ya da kurumsal kimlik kılavuzu varsa ekleyin.
8. Teknik beklentiler
Alan adı ve hosting kimde, kurumsal e-posta nerede, siteyi kim güncelleyecek, yönetim paneli gerekiyor mu, entegrasyon (muhasebe, CRM, pazaryeri) olacak mı? KVKK metinleri ve çerez yönetimi gibi yasal gereklilikleri de not edin.
9. Mevcut site ve SEO bilgisi
Yeni bir siteye geçiyorsanız eski adresleri, Google'dan trafik alan sayfaları ve Search Console erişimini paylaşın. Bu bilgi olmadan yapılan geçişlerde görünürlük kaybı yaşanabilir.
10. Takvim, bütçe aralığı ve karar vericiler
Hedeflenen yayın tarihi, varsa sabit bir etkinlik (fuar, açılış), bütçe aralığı ve onayları kimin vereceği yazılmalıdır. Kesin rakam yazmak istemiyorsanız bir aralık ya da öncelik sıralaması da yeterlidir.
Kısa bir brief şablonu
| Başlık | Örnek cevap |
|---|---|
| Proje amacı | Mobil uyumlu yeni kurumsal site, teklif talebi almak |
| Ana hedef | Teklif formu ve WhatsApp mesajı |
| Hedef kitle | İstanbul ve çevresindeki üretim firmalarının satın alma ekipleri |
| Sayfalar | Ana sayfa, hakkımızda, 5 hizmet sayfası, referanslar, blog, iletişim |
| İçerik | Metinler ajansla birlikte, fotoğraflar mevcut |
| İşlevler | Teklif formu, harita, blog; ileride İngilizce sürüm |
| Teknik | Alan adı bizde, yeni hosting gerekli, yönetim paneli istenir |
| Takvim | Fuar öncesi yayında olmalı |
Brief hazırlarken yapılan yaygın hatalar
- Belirsiz sıfatlar: “Modern, sade, dinamik” gibi ifadeler örnek site olmadan herkes için farklı anlama gelir.
- Her şeyi zorunlu yazmak: Öncelik verilmeyen uzun bir istek listesi, teklifleri gereksiz büyütür.
- İçerik sorumluluğunu belirtmemek: Kimin yazacağı belli olmayan metinler projeyi haftalarca bekletebilir.
- Karar vericiyi tanımlamamak: Her aşamada yeni bir kişinin görüş bildirmesi revizyon döngüsünü uzatır.
- Bakımı unutmak: Yayın sonrası güncelleme, yedekleme ve güvenlik işini kimin üstleneceği baştan konuşulmalıdır.
Brief'i şirket içinde nasıl toparlarsınız?
Brief'i tek bir kişi yazabilir ama içeriği tek kişinin bilgisiyle sınırlı kalmamalıdır. Satış ekibi müşterilerin en sık sorduğu soruları, müşteri hizmetleri en çok şikâyet edilen konuları, yönetim ise şirketin önümüzdeki iki üç yıllık hedeflerini bilir. Bu kişilerle yapılacak kısa bir toplantı, brief'in gerçek ihtiyaçları yansıtmasını sağlar.
Pratik bir yöntem şudur: Yukarıdaki on başlığı ortak bir belgeye yazın, ilgili kişilerden kendi alanlarındaki başlıkları doldurmalarını isteyin, ardından tek bir sorumlu bu notları sadeleştirip önceliklendirsin. Çelişen beklentiler (ör. bir bölüm çok dil isterken diğeri bunu gereksiz buluyorsa) teklif almadan önce çözülmelidir. Ayrıca ajansa soracağınız soruları da brief'in sonuna ekleyebilirsiniz: Siteyi kim güncelleyecek, eğitim verilecek mi, yayın sonrası destek nasıl işleyecek, kaynak dosyalar ve alan adı kimin adına kalacak? Bu soruların cevabı, tekliflerin yalnızca fiyat üzerinden değil, hizmet kapsamı üzerinden de karşılaştırılmasını sağlar.
Brief'ten teklife: sonraki adım
Brief'inizi iki üç ajansa gönderin ve tekliflerin aynı başlıklara cevap verip vermediğine bakın. Fiyatın yanında süreç, iletişim sıklığı, içerik desteği ve yayın sonrası destek de karşılaştırılmalıdır. Maliyeti belirleyen kalemleri anlamak için İstanbul web sitesi fiyatları yazımıza, genel kontrol listesi için kurumsal web sitesi yaptırırken dikkat edilmesi gerekenler yazımıza bakabilirsiniz.
Kodifix'te projelere brief üzerinden kısa bir ihtiyaç görüşmesiyle başlıyor, eksik başlıkları birlikte tamamlıyoruz. Brief'iniz hazır değilse bu başlıkları birlikte doldurmaktan memnuniyet duyarız; ayrıntılar için web sitesi hizmetimizi inceleyebilirsiniz.
Sık Sorulan Sorular
Web sitesi brief'i kaç sayfa olmalı?
Çoğu kurumsal site için 2-5 sayfa yeterlidir. Uzunluktan çok hedef, sayfa listesi, işlevler ve önceliklerin net yazılması önemlidir.
Brief'e bütçe yazmak gerekir mi?
Bir bütçe aralığı paylaşmak, ajansın gerçekçi bir kapsam önermesini kolaylaştırır. Bütçeyi bilmiyorsanız öncelik sırasını yazmanız da işe yarar.
Brief ile teklif arasındaki fark nedir?
Brief sizin ihtiyacınızı anlatır; teklif ise ajansın bu ihtiyacı nasıl, ne sürede ve hangi kapsamla karşılayacağını gösterir. Teklifleri karşılaştırırken hepsinin aynı brief'e dayanması gerekir.
İçerikleri kim hazırlamalı?
Bu, brief'te açıkça belirtilmelidir. Metinleri siz mi yazacaksınız, ajans mı hazırlayacak, fotoğraf çekimi gerekiyor mu; bu kararlar hem süreyi hem maliyeti etkiler.
Mevcut sitemiz varsa brief'e ne eklemeliyiz?
Mevcut sitenin adresi, korunacak sayfalar, trafik alan önemli URL'ler ve sorun yaşadığınız noktalar eklenmelidir. Böylece yeni sitede yönlendirme planı baştan yapılabilir.
İstanbul’da projeniz için bize ulaşın: Levent’teki ofisimizde ya da online görüşmeyle ihtiyacınızı dinleyip size özel bir yol haritası hazırlayalım. İletişim sayfamızdan ya da +90 507 374 61 41 numaralı telefondan bize ulaşabilirsiniz.